Die DATEV-Landschaft befindet sich im Wandel. Immer mehr Kanzleien stehen vor der Entscheidung, ihre lokale IT-Infrastruktur abzulösen und den Schritt in die Cloud zu wagen. Doch wie gelingt dieser Übergang, ohne den Kanzleibetrieb zu gefährden? Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Herausforderungen und einen konkreten Fahrplan für die erfolgreiche Migration.
Warum Kanzleien in die Cloud wechseln
Lokale DATEV-Installationen erfordern eigene Server, regelmäßige Wartung, Updates und eine IT-Abteilung oder einen externen Dienstleister, der sich um den reibungslosen Betrieb kümmert. Für viele Kanzleien bedeutet das erhebliche laufende Kosten — nicht nur finanziell, sondern auch in Form von Zeitaufwand und Komplexität.
Auch das klassische ASP-Modell (Application Service Providing) löst das Problem nur teilweise. Die Kosten sind hoch, die Flexibilität eingeschränkt, und der Mandant bleibt von einem Anbieter abhängig, der häufig selbst mit veralteter Infrastruktur arbeitet.
Gleichzeitig hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert. Homeoffice, mobiles Arbeiten und der Zugriff von unterwegs sind keine Ausnahme mehr, sondern Alltag. Mitarbeiter erwarten, von jedem Ort aus produktiv arbeiten zu können — ohne VPN-Konfiguration und ohne lokale Installation. DATEV selbst treibt die Cloud-Strategie mit Lösungen wie DATEV Unternehmen online und der DATEVasp-Nachfolge konsequent voran.
Herausforderungen bei der DATEV Cloud Umstellung
Gewachsene IT-Strukturen lassen sich nicht über Nacht ablösen. In vielen Kanzleien existiert ein Geflecht aus lokalen Installationen, Netzlaufwerken, individuellen Konfigurationen und über Jahre aufgebauten Workflows. Die häufigsten Herausforderungen:
- Komplexe Bestandssysteme: E-Mail-Server, DMS, Zeiterfassung und Eigenentwicklungen sind eng verzahnt. Eine Umstellung betrifft nicht nur DATEV, sondern das gesamte Ökosystem.
- Mitarbeiterschulung: Neue Oberflächen und Workflows erfordern Einarbeitung. Die Akzeptanz steht und fällt mit der Benutzerfreundlichkeit der neuen Lösung.
- Parallelbetrieb: Während der Übergangsphase müssen alte und neue Systeme gleichzeitig funktionieren. Das erfordert sorgfältige Planung und klare Meilensteine.
- Integrationen: Bestehende Systeme wie Outlook, DMS oder Zeiterfassung müssen nahtlos in die neue Umgebung eingebunden werden — oder durch integrierte Alternativen ersetzt werden.
Wie OASIS den Übergang erleichtert
OASIS wurde als cloud-native Plattform entwickelt — es gibt keinen lokalen Server, keine Installation und keine Abhängigkeit von bestimmter Hardware. Die gesamte Kanzlei-Infrastruktur läuft im Browser, ergänzt durch native Apps für iOS und Android.
Das Connect-Modul schafft eine direkte Anbindung an DATEV: Stammdaten, Dokumente und Belege werden automatisch synchronisiert. Mandantennummern, Adressdaten und Dokumentenstrukturen stehen in OASIS zur Verfügung, ohne manuelle Doppelerfassung.
Der entscheidende Vorteil: OASIS vereint alle Kanzlei-Werkzeuge in einer Plattform. E-Mail, Aufgabenmanagement, Teamchat, Diktiersoftware mit KI-Verfeinerung, Zeiterfassung und Mandantenkommunikation — alles in einem System, mit einem Login. Statt fünf verschiedene Tools zu migrieren, wechseln Sie zu einer Lösung.
Dabei ist die Migration schrittweise möglich. OASIS ist vollständig modular aufgebaut: Sie können einzelne Module aktivieren, testen und erst dann den nächsten Schritt gehen. Es gibt keinen Big-Bang-Moment, an dem alles auf einmal umgestellt werden muss.
Schritt für Schritt: Von lokal in die Cloud
Ein bewährter Fahrplan für die Cloud-Migration sieht wie folgt aus:
- Bestandsaufnahme: Welche Systeme werden aktuell genutzt? Wo liegen Daten? Welche Workflows sind kritisch? Eine ehrliche Analyse ist die Grundlage jeder erfolgreichen Migration.
- OASIS-Module auswählen: Im OASIS-Shop oder in einer persönlichen Beratung stellen Sie die Module zusammen, die Ihre Kanzlei benötigt. Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.
- DATEV Connect einrichten: Die Anbindung an DATEV wird aktiviert. Stammdaten und Dokumentenstrukturen werden automatisch synchronisiert.
- Team einarbeiten: Dank der intuitiven Oberfläche ist die Einarbeitungszeit kurz. Die meisten Mitarbeiter sind innerhalb weniger Stunden produktiv.
- Parallelbetrieb beenden: Sobald alle Workflows in OASIS abgebildet sind, können die alten Systeme abgeschaltet werden — sauber, geplant und ohne Zeitdruck.
Die meisten Kanzleien sind innerhalb weniger Tage produktiv — ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts.
Fazit
Die Cloud-Umstellung ist kein Risiko — sie ist eine Chance. Kanzleien, die den Schritt jetzt gehen, profitieren von niedrigeren IT-Kosten, mehr Flexibilität und zufriedeneren Mitarbeitern. Der Schlüssel liegt in der richtigen Plattform: eine Lösung, die DATEV-Integration, Kanzlei-Werkzeuge und Cloud-Hosting aus einer Hand bietet.
OASIS vereinfacht diesen Prozess durch seinen All-in-One-Ansatz. Kein Flickenteppich aus Einzellösungen, sondern eine durchdachte Plattform, die speziell für den Kanzleibetrieb entwickelt wurde. Fordern Sie eine unverbindliche Demo an und erleben Sie selbst, wie einfach der Wechsel sein kann.